常勤換算で何度も直した話：兼務している人の時間の書き方と、自分で計算するときのつまずき

障害福祉の事業所の書類で、私がいちばん何度も直したのは、勤務形態一覧表の「常勤換算」まわりです。特に、1人で2つの仕事（たとえば管理者と支援員）を兼ねている人の時間の書き方で、つまずきました。

この記事は、顧問の先生がいない小さな事業所で、グループホーム・就労継続支援B型・相談支援などの書類を自分で作っている方に向けて書きました。国の資料で確かめたことには番号を付けて、出典を最後にまとめています。

常勤換算とは？

常勤換算（じょうきんかんさん）は、職員が何人分いるかを、「常勤の人が何人分か」に直して数える方法です。

国の通知では、次のように決められています。[1]

• 職員が働いた時間の合計（勤務延べ時間数）を、その事業所で常勤の人が働くべき時間で割る。
• 常勤の人が働くべき時間が1週間に32時間より少ない場合は、32時間で割るのが基本。
• 数えてよい時間は、勤務表の上で、そのサービスの仕事（準備や待機を含む）として、はっきり決まっている時間。
• 1人について数えてよい時間は、常勤の人が働くべき時間までが上限。

たとえば、常勤の人が週40時間働く事業所なら、週20時間働くパートの方は「0.5人分」です。

グループホームの世話人は、「常勤換算で、利用者の数を6で割った数以上」置くことが、国の基準で決まっています。[5] 国の通知には、利用者12人・常勤の時間が週40時間なら、世話人の仕事の時間を1週間で延べ80時間以上（40時間×12÷6）確保する、という例が載っています。[1]

就労継続支援B型でも、職業指導員と生活支援員の合計を「常勤換算で、利用者の数を10で割った数以上」置くことになっています。[5] 相談支援は、相談支援専門員の数の目安が「利用者35人ごとに1人」と、決め方が少し違います。[6] ただ、国の勤務形態一覧表の様式には相談支援の表もあり、職種・勤務時間・兼務の状況を書く形は同じです。[3]

兼務している人の時間は、どう書く？

私がつまずいたところ

私が以前、介護の事業所の書類を作ったときは、常勤の人が管理者と介護職員を兼ねていても、「管理者 40時間」「介護職員 40時間」と、それぞれに40時間を書く形で通っていました。これは、そのときの私の経験です。

ところが障害福祉の書類では、同じように書いたところ、直すように言われました。管理者と支援員を兼ねる人なら、「管理者 20時間」「支援員 20時間」のように、仕事ごとに時間を分けて、合計で週40時間にする必要があったのです。

国の通知と様式を合わせて読むと

国の資料を読むと、この書き方には理由があります。

まず、国の通知で、1人について数えてよい時間は、常勤の人が働くべき時間（例: 週40時間）までと決まっています。[1] 国の勤務形態一覧表（様式の名前は「従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表」）の書き方にも、従業者ごとの合計時間は、常勤の人が働くべき時間が上限、と書かれています。[3]

次に、国の勤務形態一覧表は、1行に1つの職種を書き、「職種ごとにまとめて」並べる形です。そして、職種ごとに時間を足して、常勤換算の人数を出す作りになっています。[3] 勤務の形も「常勤で専従」「常勤で兼務」「非常勤で専従」「非常勤で兼務」から選び、同じ事業所の中での兼務も、兼務する仕事の内容を書くようになっています。[3]

この2つを合わせると、兼務している人は、仕事ごとの行に時間を分けて書き、その合計が週40時間（常勤の時間）に収まるようにする、ということになります。両方の行に40時間ずつ書くと、1人で80時間分を数えてしまうからです。

なお、管理者と支援員を兼ねていても、時間の合計が常勤の時間に届いていれば、その人は「常勤」です。[1] 国の基準でも、グループホームの管理者は、管理の仕事に支障がなければ、事業所のほかの仕事を兼ねてよいとされています。[5] 国の通知では、管理者などとの兼務の関係を、事業所ごとにはっきりさせておくことも求められています。[1]

例：数字を入れて計算してみる

ここからは、分かりやすくするために作った数字の例です。実際の事業所の数字ではありません。

• 常勤の人が働くべき時間：週40時間
• 利用者：6人（世話人は 6÷6＝1.0人分以上が必要）

加算をとるなら、配置の時間も考える

もう一つ大事だったのは、加算をとるのに必要な時間を考えて、職員の配置を組むことでした。

私が始めたころ：世話人の配置の「区分」

私がグループホームを始めたころは、世話人の配置の区分で苦労しました。

当時のグループホームの基本の報酬は、世話人を何人分置くかで分かれていました。世話人の配置が「4:1以上」「5:1以上」「6:1以上」で、報酬の区分が違ったのです。[4]

今：区分はなくなり、「人員配置体制加算」に

2024年度（令和6年度）の報酬改定で、この区分は見直されました。世話人の配置に応じた基本の報酬の区分をやめて、サービスを提供している時間の実態に応じて「加算」する形に変わっています。介護サービス包括型では、基本の報酬は「世話人の配置6:1以上」の1つ（ほかに体験利用）になりました。[4]

代わりにできたのが「人員配置体制加算」です。基準で決まっている世話人・生活支援員に加えて、世話人や生活支援員を置いた事業所が対象です。介護サービス包括型では、次の2つがあります。[4]

• 人員配置体制加算（Ⅰ）：加えて置く人数が、利用者の数を12で割った数以上
• 人員配置体制加算（Ⅱ）：加えて置く人数が、利用者の数を30で割った数以上

ここで気をつけたいのは、数え方です。この加算の人数は「特定従業者数換算方法」で数えます。これは、働いた時間の合計を40時間で割る方法です。[4] 事業所の常勤の時間ではなく、40時間と決まっています。

この時間の世話人・生活支援員が、さらに必要になる計算です。利用者の数の数え方や端数の扱いなど、細かいところは国や自治体の最新の案内で確かめてください。

よくあるつまずき（チェックリスト）

• 兼務の人を、両方の仕事に40時間ずつ書いていないか。1人で数えてよい時間は、常勤の時間までです。[1][3]
• 同じ事業所の中の兼務も、勤務形態一覧表に「兼務する仕事の内容」を書いたか。[3]
• 常勤かどうかを、正社員かどうかで決めていないか。国の様式では、常勤の時間（例: 週40時間）働いていれば、雇い方に関係なく常勤として扱います。[3]
• 休みの扱いを間違えていないか。常勤の人の休暇は、1か月を超えなければ、常勤換算では働いたものとみなせます。パートの方の休みは、常勤換算に入れられません。[3]
• 常勤の時間が週32時間より少ない事業所で、その時間で割っていないか。32時間で割るのが基本です。[1]
• グループホームの世話人・生活支援員の必要な人数は、夜間・深夜の時間帯以外の時間帯で確保するもの、とされています。夜の時間の扱いを確かめたか。[1]
• グループホームの人員配置体制加算を、事業所の常勤の時間で割って計算していないか。この加算は40時間で割ります。[4]
• 加算のための人を、基準で必要な人数と別に（加えて）確保できているか。[4]

何度も直して、どう覚えたか

最初は、自分で正しく書けているつもりでも、役所から直すように言われることがありました。何回直したかは、もう覚えていません。

そのたびに、役所の担当の課に聞きに行き、教えてもらったことをメモに書いて、戻って直していた、と記憶しています。今は慣れて、迷うことは少なくなりました。

もし最初からやり直すなら、計算をソフトに任せると思います。

まとめ

• 常勤換算は、働いた時間の合計を、常勤の人が働くべき時間（32時間より少なければ32時間が基本）で割って、何人分かを出す方法です。[1]
• 1人について数えてよい時間は、常勤の時間までです。兼務の人は、仕事ごとに時間を分けて書き、合計を常勤の時間に収めます（国の通知と様式を合わせて読むと、こうなります）。[1][3]
• グループホームの人員配置体制加算は、40時間で割る別の数え方です。[4]
• 表の細かい書き方は自治体で違うことがあるので、申請する自治体の手引きでも確かめてください。